Quanto Costa un CRM Custom nel 2026? Prezzi Reali per PMI Italiane
Un CRM custom per PMI costa da €4.900 a €18.000 — con AI integrata, zero licenze ricorrenti. Confronto con Salesforce, HubSpot e Pipedrive con numeri reali.
La domanda più cercata su Google: "quanto costa un CRM custom?" La risposta onesta: dipende. Ma "dipende" non ti aiuta a fare un budget, quindi eccoti i numeri reali basati sui progetti che abbiamo realizzato per PMI italiane negli ultimi due anni.
Il range: da €4.900 a €18.000+
Un CRM custom per PMI parte da €4.900 per un modulo base e arriva a €18.000+ per un ecosistema completo con agenti AI. Il prezzo dipende da 3 fattori: quanti utenti, quante integrazioni, e quanto AI vuoi dentro.
| Livello | Cosa include | Range indicativo |
|---|---|---|
| Base | Anagrafica clienti, pipeline vendite, storico interazioni, dashboard commerciale | €4.900 – €8.000 |
| Avanzato | Base + integrazione ERP/gestionale + automazione follow-up + reportistica avanzata | €8.000 – €14.000 |
| Ecosistema AI | Avanzato + agenti AI (follow-up, qualificazione, voce) + integrazione e-commerce | Su progetto |
Nota importante: questi sono i costi di sviluppo iniziale. Il software è tuo — nessuna licenza mensile. La manutenzione evolutiva (aggiornamenti, nuove funzionalità) è opzionale e viene concordata separatamente.
Confronto: custom vs licenze in 3 anni
Un CRM custom costa di più il primo anno. Ma dal secondo anno in poi, il costo ricorrente è vicino a zero — mentre Salesforce e HubSpot continuano a farti pagare ogni mese.
| CRM | Anno 1 (10 utenti) | Anno 2 | Anno 3 | Totale 3 anni |
|---|---|---|---|---|
| Salesforce Essentials | €3.600 licenze + €15.000 setup | €3.600 | €3.600 | €25.800 |
| HubSpot Pro | €10.680 + €3.000 setup | €10.680 | €10.680 | €35.040 |
| Pipedrive Pro | €5.880 | €5.880 | €5.880 | €17.640 |
| CRM Custom (Avanzato) | €8.000 – €14.000 | €0 – €2.000* | €0 – €2.000* | €8.000 – €18.000 |
*Manutenzione evolutiva opzionale. Il software funziona anche senza.
Il break-even è intorno al mese 14-18. Da quel momento in poi, ogni mese che passa risparmi rispetto alle licenze. E il software è tuo — se cambi partner, il CRM continua a funzionare.
Cosa fa salire il prezzo (e cosa no)
Le integrazioni e gli agenti AI fanno salire il prezzo. Il numero di utenti no — perché non paghi per licenza.
Fattori che incidono sul costo:
- Integrazione ERP — Collegare il CRM al tuo gestionale (Zucchetti, TeamSystem, custom) richiede un lavoro di mappatura dati. Più complesso è il gestionale, più tempo serve
- Agenti AI — Ogni agente AI (follow-up automatico, qualificazione lead, voce) ha un costo di sviluppo e configurazione. Ma è un investimento una tantum, non un abbonamento
- Migrazione dati — Se hai 5 anni di dati in Salesforce o Excel, la migrazione e pulizia dati richiede tempo. 500 contatti puliti: 1 giorno. 50.000 contatti con storico: 1-2 settimane
Fattori che NON incidono:
- Numero utenti — 5 utenti o 50, il costo del software non cambia. Con Salesforce, ogni utente in più sono €25-300/mese in più
- Spazio di archiviazione — Nessun limite artificiale. I tuoi dati sono su server tuoi
- Funzionalità "premium" — Nessun paywall interno. Tutto quello che costruiamo è accessibile a tutti gli utenti
Quando il CRM custom NON conviene
Se hai 2-3 utenti e un processo di vendita semplice, Pipedrive a €49/mese è la scelta giusta. Non ti serve il custom per tutto.
- Team di 1-3 persone — Pipedrive o HubSpot Free fanno il loro lavoro. Il custom diventa conveniente dai 5 utenti in su
- Nessuna integrazione necessaria — Se il CRM vive isolato (non serve collegarlo al gestionale), una soluzione SaaS è più rapida da attivare
- Budget sotto €5.000 — Con meno di €5.000 non si costruisce un CRM custom serio. Meglio un SaaS ben configurato
Per capire cosa conviene nella tua situazione, il primo step è un audit strategico gratuito. In 30 minuti analizziamo il tuo processo di vendita e ti diciamo se il custom ha senso — o se un SaaS ti basta.